# Eine Automatisierungsroadmap für 90 Tage
Automatisierung scheitert selten an fehlenden Tools. Häufiger fehlen Priorisierung, klare Prozessverantwortung und ein begrenzter Pilot. Eine 90-Tage-Roadmap schafft genug Struktur für belastbare Ergebnisse, ohne ein jahrelanges Transformationsprogramm zu starten.
Tage 1 bis 15: Prozesse erfassen
Führen Sie kurze Interviews mit den Personen, die den Ablauf täglich bearbeiten. Erfassen Sie Auslöser, Systeme, Bearbeitungszeit, Wartezeit, Fehler, Ausnahmen und gewünschtes Ergebnis. Dokumentieren Sie nicht nur den offiziellen Soll-Prozess, sondern die tatsächlich genutzten Zwischenlisten und Umwege.
Ergebnis: eine Prozessliste mit einheitlichen Kennzahlen.
Tage 16 bis 30: Kandidaten priorisieren
Bewerten Sie Häufigkeit, manuellen Aufwand, Standardisierbarkeit, Datenqualität, Risiko und technische Zugänglichkeit. Wählen Sie einen Pilot, der relevant, aber beherrschbar ist. Ein stabiler Teilprozess ist besser als ein zu großer End-to-End-Versuch.
Ergebnis: Nutzen-Aufwand-Matrix, Pilot und klare Erfolgskriterien.
Tage 31 bis 45: Architektur und Sicherheit
Entscheiden Sie zwischen Make.com, n8n Cloud, n8n Self-Hosted, nativen Systemfunktionen oder individueller Software. Klären Sie Datenflüsse, Rollen, Zugangsdaten, Protokollierung, Löschung, Fehlerpfade und Betriebsverantwortung.
Ergebnis: technisches Zielbild und testbarer Umsetzungsplan.
Tage 46 bis 65: Pilot entwickeln
Bauen Sie den Happy Path und anschließend bewusst Ausnahmefälle. Nutzen Sie realistische Testdaten. Jeder externe API-Aufruf benötigt Zeitlimits, Wiederholungsregeln und eine nachvollziehbare Fehlerausgabe.
Ergebnis: funktionsfähiger Pilot in einer kontrollierten Umgebung.
Tage 66 bis 75: Fachlicher Test
Die späteren Nutzer prüfen Ergebnisse und Bedienbarkeit. Messen Sie Bearbeitungszeit, Fehlerquote, manuelle Prüfzeit und Vollständigkeit. Bei KI-Schritten werden zusätzlich geeignete Evaluationsfälle definiert.
Ergebnis: dokumentierte Abnahme oder konkrete Nachbesserungsliste.
Tage 76 bis 90: Produktivsetzung und nächste Welle
Aktivieren Sie Monitoring, Backup und Supportweg. Starten Sie kontrolliert, vergleichen Sie Kennzahlen mit dem Ausgangswert und entscheiden Sie erst danach über weitere Prozesse.
Ergebnis: produktiver Workflow und priorisiertes Folge-Backlog.
Was nach 90 Tagen vorliegen sollte
- ein dokumentierter produktiver Prozess
- messbare Vorher-Nachher-Kennzahlen
- bekannte Ausnahmen und manuelle Rückfallwege
- geklärte Betriebsverantwortung
- eine begründete Entscheidung über die nächste Ausbaustufe
KI-Potenzialanalyse
Automatisierungsgrad im Unternehmen erhöhen
So entscheidet my-scale
Wir beginnen nicht mit einer Tool-Lizenz, sondern mit dem Prozess. Entscheidend sind Häufigkeit, manuelle Bearbeitungszeit, Ausnahmequote, Datenqualität, Sicherheitsanforderungen und der erwartete Nutzen. Erst danach fällt die Wahl zwischen festen Regeln, n8n, Make.com, einer individuellen Schnittstelle oder einem kontrollierten KI-Baustein.
my-scale digitale GmbH sitzt in Wismar und betreut mittelständische Unternehmen bundesweit remote. Seit 2018 haben wir mehr als 200 Unternehmen in digitalen Projekten begleitet. Für Automatisierung gilt dabei ein einfacher Grundsatz: keine unbelegten Einsparversprechen, kein KI-Einsatz um seiner selbst willen und kein produktiver Workflow ohne Fehlerbehandlung, Dokumentation und klare Betriebsverantwortung.
Passende Einstiege:
- Automatisierungsberatung für den Mittelstand
- n8n-Agentur und Workflow-Umsetzung
- KI-Beratung für den Mittelstand
- Software und KI-Automatisierung
Unverbindliche Ersteinschätzung
Wenn Sie einen konkreten Prozess prüfen möchten, beschreiben Sie uns Auslöser, beteiligte Systeme, Häufigkeit und heutigen manuellen Aufwand. In einem ersten Gespräch ordnen wir ein, ob Automatisierung technisch und wirtschaftlich sinnvoll erscheint.