Rechnungsverarbeitung automatisieren – keine manuelle Eingabe mehr

Rechnungsverarbeitung ist einer der am stärksten unterschätzten Zeitfresser in mittelständischen Unternehmen. Eine einzige Eingangsrechnung durchläuft typischerweise vier bis sieben manuelle Schritte: E-Mail öffnen, Anhang herunterladen, Rechnungsdaten ablesen, in das System eingeben, auf formale Korrektheit prüfen, zur Freigabe weiterleiten, nach Freigabe in die Buchhaltung übertragen, archivieren.

Bei 50 Rechnungen pro Monat sind das schnell 10 bis 20 Stunden Arbeitszeit – für eine Aufgabe, die keinerlei menschliche Kreativität oder Entscheidungskompetenz erfordert. Sie braucht nur Genauigkeit. Und da ist KI dem Menschen strukturell überlegen: Sie macht keine Tippfehler, vergisst keine Felder und wird nicht abgelenkt.

KI-gestützte Rechnungsverarbeitung funktioniert so: Eingehende Rechnungen – ob per E-Mail, PDF oder Scanner – werden automatisch erkannt. Die KI liest Absender, Rechnungsnummer, Datum, Positionen und Betrag aus, auch bei unterschiedlichen Rechnungsformaten. Die extrahierten Daten werden mit Ihren Lieferanten und Kostenstellen abgeglichen. Bei Übereinstimmung wird die Rechnung automatisch in Ihre Buchhaltungssoftware übernommen. Nur bei Unklarheiten oder Abweichungen kommt ein Mensch ins Spiel.

Das Ergebnis: Was früher eine Stunde gedauert hat, dauert jetzt drei Minuten. Fehler durch Tippfehler werden auf null reduziert. Rechnungen werden schneller bezahlt, was bei Skonto-Vereinbarungen direkt Geld spart. Und Ihr Team hat echte Zeit für wertschöpfende Aufgaben.

my-scale integriert diese Lösung in Ihre bestehende Buchhaltungssoftware – ob DATEV, Lexware, Sage, sevDesk oder andere Systeme. DSGVO-konform, Hosting in Deutschland, keine Daten auf US-Servern.