n8n ist ein Werkzeug zur Workflow-Automatisierung: Sie verbinden Programme wie E-Mail, CRM, Buchhaltung oder Tabellen über eine grafische Oberfläche zu Abläufen, die automatisch laufen. Sie können n8n beim Anbieter in der Cloud mieten oder auf einem eigenen Server betreiben. Die selbst betriebene Community Edition ist laut n8n kostenlos; die Cloud-Tarife beginnen laut Preisseite bei 20 Euro im Monat bei jährlicher Zahlung (Stand November 2026). Für Prozessautomatisierung im Mittelstand ist n8n eine gute Wahl, wenn jemand die Abläufe sauber plant und betreut.
Was ist n8n?
Der Name wird "n-eight-n" ausgesprochen und steht für "nodemation", eine Wortschöpfung aus "node" (Baustein) und "automation". In n8n bauen Sie einen Workflow, also einen automatischen Ablauf, aus Bausteinen zusammen, die nacheinander ausgeführt werden. Ein Baustein ist der Auslöser, etwa "neue E-Mail eingegangen" oder "jeden Montag um 7 Uhr". Die folgenden Bausteine lesen Daten, verändern sie und schreiben sie in andere Programme.
Laut seiner Dokumentation bringt n8n Hunderte fertige Bausteine für gängige Dienste mit. Für Programme ohne eigenen Baustein gibt es den HTTP-Request-Baustein, mit dem sich jede Software mit Schnittstelle (API) ansprechen lässt. Dazu kommen Bausteine für KI, mit denen sich Sprachmodelle in Abläufe einbauen lassen, bis hin zu KI-Agenten, die selbst Werkzeuge auswählen.
n8n self-hosted oder Cloud?
Sie haben zwei Wege:
- Cloud: n8n betreibt die Software für Sie. Sie melden sich an und legen los. Updates, Server und Verfügbarkeit liegen beim Anbieter.
- Self-hosted: Sie installieren n8n auf einem eigenen Server oder bei einem Hoster Ihrer Wahl. Sie behalten die Kontrolle darüber, wo Daten liegen, tragen aber die Verantwortung für Updates, Sicherheit, Datensicherung und Überwachung.
Für Unternehmen mit sensiblen Daten ist der eigene Betrieb oft attraktiv, weil die Daten im eigenen Einflussbereich bleiben. Das setzt aber jemanden voraus, der den Server zuverlässig pflegt. Was dabei datenschutzrechtlich zu beachten ist, beschreibt der Beitrag n8n Self-Hosting und DSGVO.
n8n Kosten und Lizenz
Laut der Preisseite von n8n gibt es diese Tarife, Preise jeweils pro Monat bei jährlicher Zahlung (Stand November 2026):
- Starter: 20 Euro, 2.500 Workflow-Ausführungen, von n8n gehostet.
- Pro: 50 Euro, 10.000 Ausführungen, von n8n gehostet.
- Business: 667 Euro, 40.000 Ausführungen, nur selbst gehostet. Unternehmen mit weniger als 20 Beschäftigten erhalten laut n8n 50 Prozent Rabatt auf diesen Tarif.
- Enterprise: Preis auf Anfrage, gehostet oder selbst gehostet.
Eine Ausführung ist laut n8n ein kompletter Durchlauf eines Workflows, egal wie viele Schritte er hat. Ein Ablauf, der einmal täglich läuft, kommt also auf etwa 30 Ausführungen im Monat; einer, der alle fünf Minuten prüft, laut n8n auf etwa 8.600 bis 8.900.
Die selbst betriebene #1a1a1a] font-semibold">Community Edition ist laut [n8n-Dokumentation kostenlos. Ihr fehlen aber einige Funktionen der Bezahltarife, darunter Single Sign-on (zentrale Anmeldung), Umgebungen für Test und Betrieb, Versionsverwaltung mit Git und das Teilen von Workflows und Zugangsdaten im Team. Rechtlich steht n8n unter der Sustainable Use License: Sie dürfen die Software für eigene interne Geschäftszwecke nutzen und anpassen, aber nicht kommerziell an andere weitergeben. Dies ist keine Rechtsberatung; wer n8n in ein eigenes Produkt einbauen will, sollte die Lizenz genau prüfen.
Wichtig für die Kalkulation: Auch die kostenlose Version kostet Geld, nämlich für Server, Einrichtung, Wartung und die Zeit, Workflows zu bauen und bei Änderungen anzupassen. Dazu kommen gegebenenfalls Gebühren für angebundene KI-Dienste.
Was Unternehmen mit n8n automatisieren: drei Beispiele
Die folgenden Beispiele sind erfunden und zeigen typische Einsätze.
Beispiel 1: Anfragen von der Website (erfunden). Ein Dienstleister in Rostock bekommt Anfragen über ein Formular. n8n legt für jede Anfrage einen Kontakt im CRM an, schickt eine Eingangsbestätigung, informiert den zuständigen Mitarbeiter im Team-Chat und legt eine Wiedervorlage an, falls nach drei Tagen niemand reagiert hat.
Beispiel 2: Belege in die Buchhaltung (erfunden). Ein Handwerksbetrieb in Schwerin sammelt Eingangsrechnungen in einem Postfach. n8n holt die PDFs ab, lässt eine KI Lieferant, Betrag und Datum auslesen, legt die Dateien geordnet ab und übergibt sie an die Buchhaltungssoftware. Unklare Fälle landen in einer Liste für die Buchhaltung.
Beispiel 3: Bestellungen und Lager (erfunden). Ein Onlinehändler in Lübeck lässt neue Bestellungen aus dem Shop automatisch ins Warenwirtschaftssystem übertragen, den Versand anstoßen und bei niedrigem Bestand eine Nachricht an den Einkauf schicken.
Weitere Ideen für typische Abläufe finden Sie im Beitrag 15 Geschäftsprozesse für n8n oder Make.
Grenzen von n8n
- Wartung bleibt: Wenn ein angebundenes Programm seine Schnittstelle ändert, bricht ein Workflow. Jemand muss Fehler bemerken und beheben.
- Unübersichtlichkeit: Viele Workflows ohne Dokumentation werden schnell zu einem Geflecht, das nur noch eine Person versteht.
- Technisches Wissen: Die Oberfläche ist grafisch, aber Datenformate, Schnittstellen und Fehlerbehandlung verlangen Erfahrung. Für einfache Abläufe reicht Einarbeitung, für geschäftskritische nicht.
- Funktionsumfang der kostenlosen Version: Teamfunktionen wie Single Sign-on oder Versionsverwaltung fehlen in der Community Edition.
- Betrieb und Sicherheit beim Self-Hosting: Updates, Datensicherung und Zugriffsschutz liegen bei Ihnen.
Wann ein einfacheres Tool oder eigene Software besser passt
Nicht jede Aufgabe braucht n8n. Diese Faustregeln helfen:
- Ein einfacheres Tool passt, wenn Sie nur wenige Standardabläufe zwischen bekannten Cloud-Diensten brauchen und niemanden für einen Server haben. Oft hat Ihre vorhandene Software auch schon eingebaute Automatisierungen, die reichen.
- n8n passt, wenn mehrere Programme verbunden werden sollen, Daten im eigenen Einflussbereich bleiben sollen oder Abläufe mit vielen Ausführungen laufen.
- Individuelle Software passt, wenn ein Ablauf das Herzstück Ihres Geschäfts ist, eigene Oberflächen für Mitarbeitende oder Kunden braucht oder so viel Logik enthält, dass ein Workflow unübersichtlich würde.
Eine ausführliche Abwägung bietet der Beitrag n8n, Make.com oder individuelle API.
Häufige Fragen
Ist n8n kostenlos?
Die selbst betriebene Community Edition ist laut n8n kostenlos, mit eingeschränktem Funktionsumfang. Kosten entstehen für Server, Einrichtung und Betreuung. Die Cloud-Tarife sind kostenpflichtig.
Was ist der Unterschied zwischen Prozessautomatisierung und Workflow-Automatisierung?
Prozessautomatisierung ist der Oberbegriff: Ein Geschäftsprozess läuft ganz oder teilweise ohne Handarbeit. Workflow-Automatisierung meint die technische Umsetzung einzelner Abläufe, etwa mit n8n.
Brauche ich Programmierkenntnisse für n8n?
Für einfache Abläufe nicht unbedingt. Für Anbindungen über Schnittstellen, Datenumwandlung und saubere Fehlerbehandlung helfen technische Kenntnisse deutlich.
Kann n8n mit KI arbeiten?
Ja. n8n hat Bausteine, um Sprachmodelle einzubinden, etwa zum Auslesen von Belegen oder zum Einordnen von E-Mails. Für die KI-Dienste fallen meist eigene Kosten an.
Ist n8n DSGVO-konform?
Das hängt vom Betrieb ab: wo n8n läuft, welche Dienste angebunden sind und welche Verträge bestehen. Klären Sie das mit Ihrem Datenschutzbeauftragten. Keine Rechtsberatung.
Wann sich Unterstützung lohnt
Wenn Sie Abläufe mit n8n automatisieren wollen, aber niemanden im Haus haben, der Planung, Betrieb und Wartung übernimmt, lohnt sich Unterstützung. my-scale analysiert Prozesse, baut Automatisierungen und bindet sie an ERP, CRM und Buchhaltung an, für Unternehmen in Rostock, Schwerin, Lübeck und Mecklenburg-Vorpommern; das Team arbeitet von Wismar aus. Nach einer kostenlosen Erstberatung ist eine Machbarkeitsanalyse für einmalig 490 Euro möglich, mit Maßnahmenplan und Kostenschätzung.
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