Bei "Mitarbeiter werben Mitarbeiter" empfehlen Ihre Beschäftigten Bekannte für offene Stellen und bekommen eine Prämie, wenn die empfohlene Person eingestellt wird und bleibt. Damit das funktioniert, brauchen Sie wenige, klare Regeln: wer empfehlen darf, für welche Stellen, wie hoch die Prämie ist und wann sie ausgezahlt wird. Steuerlich wird die Prämie in aller Regel wie Arbeitslohn behandelt. Unten finden Sie eine Vorlage für die Regeln zum Übernehmen.
Warum ein Mitarbeiterempfehlungsprogramm funktioniert
Ein Mitarbeiterempfehlungsprogramm nutzt etwas, das es in jedem Betrieb schon gibt: Ihre Leute kennen andere Fachkräfte. Der Elektriker kennt Elektriker aus der Berufsschule, die Bürokauffrau kennt Leute aus dem Sportverein. Viele davon suchen gerade nicht aktiv und lesen keine Stellenanzeigen. Ein persönlicher Hinweis von jemandem, den sie kennen, erreicht sie trotzdem.
Dazu kommt: Wer jemanden empfiehlt, sagt meist ehrlich, wie die Arbeit ist. Die neue Person weiß also vorher, worauf sie sich einlässt. Und Ihr Mitarbeiter empfiehlt nur jemanden, mit dem er auch zusammenarbeiten möchte.
Das Programm hat aber Grenzen. Es bringt vor allem Leute, die Ihren Mitarbeitern ähnlich sind. Wenn Ihr Team einseitig zusammengesetzt ist, bleibt es so. Und in kleinen Betrieben ist die Zahl der Kontakte begrenzt. Mitarbeiter werben Mitarbeiter ist deshalb ein Baustein, kein Ersatz für Stellenanzeigen und Karriereseite.
So läuft Mitarbeiter werben Mitarbeiter ab
Schritt 1: Legen Sie fest, für welche Stellen das Programm gilt. Am Anfang reichen die Stellen, die am schwersten zu besetzen sind.
Schritt 2: Schreiben Sie die Regeln auf (Vorlage unten) und lassen Sie sie von der Geschäftsführung und gegebenenfalls vom Betriebsrat freigeben.
Schritt 3: Stellen Sie das Programm im Team vor, in einer Teamrunde und schriftlich. Sagen Sie konkret, welche Stellen offen sind und wen Sie suchen.
Schritt 4: Machen Sie das Empfehlen einfach. Ihre Mitarbeiter brauchen einen Link zur Stellenanzeige, den sie per WhatsApp weiterleiten können, und eine Ansprechperson, bei der sie einen Namen abgeben.
Schritt 5: Melden Sie sich schnell bei der empfohlenen Person. Wer empfohlen wurde und zwei Wochen nichts hört, ist enttäuscht, und Ihr Mitarbeiter auch.
Schritt 6: Halten Sie den Empfehlenden auf dem Laufenden, ohne vertrauliche Details zu nennen. Ein kurzes "Wir haben ein Gespräch vereinbart" reicht.
Schritt 7: Zahlen Sie die Prämie pünktlich und sagen Sie im Team, dass eine Empfehlung erfolgreich war. Das ist die beste Werbung für die nächste.
Regeln, die Sie vorher festlegen sollten
Die meisten Probleme entstehen, weil Regeln fehlen. Klären Sie vorher:
- Wer darf empfehlen? In der Regel alle Beschäftigten. Ausnehmen sollten Sie die Personen, die selbst über die Einstellung entscheiden, etwa Geschäftsführung und direkte Vorgesetzte der Stelle.
- Wer darf empfohlen werden? Nur Personen, die sich noch nicht selbst beworben haben und nicht schon im Bewerberpool sind. Auch frühere Mitarbeiter sollten Sie klar regeln.
- Wann zählt eine Empfehlung? Wenn der Name vor der Bewerbung bei der Ansprechperson eingegangen ist. Bei zwei Empfehlungen für dieselbe Person zählt die erste.
- Wann wird die Prämie gezahlt? Bewährt hat sich eine Zahlung in zwei Teilen: ein Teil bei Arbeitsbeginn, der Rest nach bestandener Probezeit. So lohnt es sich nicht, jemanden nur für die Prämie zu empfehlen.
- Wie hoch ist die Prämie? Ein fester Betrag pro Stellenart ist am einfachsten. Schwer zu besetzende Stellen dürfen mehr wert sein. Ein Maßstab: Was kostet Sie die Besetzung dieser Stelle heute über Anzeigen?
- Was gilt bei Kündigung? Klären Sie, ob die Prämie entfällt, wenn der Empfehlende oder die neue Person vor dem Auszahlungstermin geht.
Prämie: Steuer und Sozialversicherung
Eine Empfehlungsprämie ist in aller Regel Arbeitslohn. Nach § 19 Absatz 1 Satz 1 Nummer 1 des Einkommensteuergesetzes gehören zu den Einkünften aus nichtselbständiger Arbeit neben Gehältern und Löhnen auch "andere Bezüge und Vorteile", die für eine Beschäftigung gewährt werden. Nach § 14 Absatz 1 des Vierten Sozialgesetzbuchs sind Arbeitsentgelt alle laufenden oder einmaligen Einnahmen aus einer Beschäftigung, auch wenn sie nur im Zusammenhang mit ihr gezahlt werden. Eine Geldprämie wird deshalb normalerweise mit der Lohnabrechnung versteuert und verbeitragt.
Rechnen Sie das bei der Höhe der Prämie mit ein: Netto kommt beim Mitarbeiter weniger an, und für Sie fallen zusätzlich die Arbeitgeberanteile an. Ob eine Sachprämie, etwa ein Gutschein oder ein zusätzlicher freier Tag, steuerlich anders behandelt werden kann, hängt vom Einzelfall ab. Klären Sie das vor dem Start mit Ihrem Steuerberater oder Lohnbüro. Dies ist keine Rechts- oder Steuerberatung (Stand November 2026).
Vorlage: Regeln für Ihr Empfehlungsprogramm
Diese Vorlage können Sie übernehmen und anpassen. Die eckigen Klammern ersetzen Sie durch Ihre Angaben.
- Name des Programms: [zum Beispiel "Kollegen gesucht"]
- Gilt für folgende Stellen: [Liste der Stellen oder "alle offenen Stellen"]
- Empfehlen dürfen: alle Beschäftigten von [Firma], ausgenommen [Geschäftsführung, direkte Vorgesetzte der Stelle]
- Nicht als Empfehlung zählen: Personen, die sich in den letzten [Zeitraum] selbst beworben haben oder bereits bei uns gearbeitet haben
- So geben Sie eine Empfehlung ab: Name und Telefonnummer der Person an [Ansprechperson], am besten per [E-Mail, Formular, WhatsApp], nur mit Einverständnis der Person
- Es zählt die erste Empfehlung, die bei [Ansprechperson] eingeht
- Prämie: [Betrag] Euro brutto für [Stellenart], [Betrag] Euro brutto für [Stellenart]
- Auszahlung: [Teil] mit dem ersten Gehalt der neuen Person, [Teil] nach bestandener Probezeit
- Voraussetzung für die Auszahlung: Sie und die neue Person sind zum Auszahlungstermin bei uns beschäftigt
- Steuer und Sozialversicherung: Die Prämie wird mit der Lohnabrechnung versteuert und verbeitragt
- Ansprechperson für Fragen: [Name, Telefon]
- Gültig ab: [Datum], Änderungen kündigen wir rechtzeitig an
Typische Fehler
- Zu kompliziert: Wenn Ihre Mitarbeiter erst ein Formular mit zehn Feldern ausfüllen müssen, empfehlen sie niemanden.
- Keine Rückmeldung: Empfehlungen, die versanden, beschädigen das Vertrauen. Melden Sie sich innerhalb weniger Tage.
- Prämie zu spät oder gar nicht: Wer seine Prämie erst nach Nachfragen bekommt, empfiehlt nie wieder.
- Nur einmal angekündigt: Erinnern Sie regelmäßig an offene Stellen, etwa in Teamrunden oder per Aushang.
- Keine Einwilligung der empfohlenen Person: Fragen Sie Ihre Mitarbeiter, ob die Person mit der Weitergabe ihrer Kontaktdaten einverstanden ist.
- Druck auf Mitarbeiter: Empfehlungen sind freiwillig. Wer niemanden empfiehlt, darf keine Nachteile haben.
Häufige Fragen
Wie hoch sollte die Prämie bei Mitarbeiter werben Mitarbeiter sein?
Eine feste Regel gibt es nicht. Orientieren Sie sich daran, was Sie die Besetzung der Stelle heute über andere Wege kostet, und daran, wie schwer die Stelle zu besetzen ist. Denken Sie daran, dass die Prämie in der Regel versteuert wird.
Darf auch die Führungskraft eine Prämie bekommen?
Das sollten Sie ausschließen, wenn die Führungskraft selbst über die Einstellung entscheidet. Sonst entsteht schnell der Eindruck, dass nach Prämie statt nach Eignung entschieden wird.
Lohnt sich ein Empfehlungsprogramm für kleine Betriebe?
Ja, gerade dort, weil es kaum Aufwand kostet. Ein Blatt mit Regeln, eine Ansprechperson und ein Link zur Stellenanzeige reichen für den Start.
Muss der Betriebsrat zustimmen?
Wenn Sie einen Betriebsrat haben, beziehen Sie ihn frühzeitig ein. Ob und in welchem Umfang er mitbestimmt, klären Sie im Zweifel mit Ihrem Anwalt oder Ihrem Arbeitgeberverband. Dies ist keine Rechtsberatung.
Was tun, wenn trotz Prämie keine Empfehlungen kommen?
Dann fehlt oft etwas anderes: Ihre Mitarbeiter wissen nicht genau, wen Sie suchen, oder sie haben keine gute Anzeige, die sie weiterleiten können. Prüfen Sie Stellenanzeige und Karriereseite.
Wann sich Unterstützung lohnt
Ein Empfehlungsprogramm wirkt am besten, wenn Ihre Mitarbeiter etwas Gutes zum Weiterleiten haben: eine klare Stellenanzeige, eine Karriereseite, die am Handy funktioniert, vielleicht ein kurzes Video aus dem Betrieb. Dabei unterstützt my-scale Unternehmen in Rostock, Schwerin, Lübeck und ganz Mecklenburg-Vorpommern, das Team arbeitet von Wismar aus. Steuer- und Rechtsfragen zur Prämie klären Sie bitte mit Ihrem Steuerberater. In einer kostenlosen Erstberatung schauen wir gemeinsam, wie Sie Ihre Stellen sichtbarer machen.
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